« Tu m’entends bien ? Ah oui, là, c’est mieux… » Vous êtes déjà lassé d'entendre vos collègues répéter cela en télétravail ? Appliquant les directives de l’Etat afin d’endiguer la crise sanitaire mondiale engendrée par le coronavirus (COVID-19), de nombreux secteurs se sont organisés pour mettre en place le télétravail et les réunions à distance. Mais force est de constater que cela s’avère encore un challenge pour bon nombre d’entreprises et d’organisations. Setup réunit pour vous quelques conseils pratiques pour démarrer rapidement une visioconférence en télétravail et réussir ses communications à distance.
1) Votre environnement
Il est préférable de s’installer dans un environnement vous isolant des bruits ambiants. Les sons extérieurs de toutes sortes risquent d’être perturbants. La plupart des téléphones fixes de bureau sont en général équipés dans ce sens. Cela vous évitera sans doute d’être entendu en train de cliquer sur votre souris ou taper sur le clavier pendant votre appel. Votre appel à distance ne sera sans doute pas aussi sérieux qu’une interview en direct à la télévision avec BBC mais nous avons souhaité faire un rappel des bases en prévention.
Mettez à l’écart enfants qui jouent, animaux domestiques. Choisissez un fond uni et évitez les fenêtres à côté ou derrière vous. En cas de vidéoconférence, il est généralement admis qu’une bonne connexion internet se situe entre 1 et 4 Mb/s. Si vous êtes amené à télécharger des gros fichiers dans le cadre de votre travail, cela peut requérir jusqu’à 50 mb/s de bande passante, en sachant que vous partagez les données dans le cadre d’un foyer. Si quelqu’un de votre foyer visionne du contenu en streaming en haute définition, cela peut utiliser entre 5-8 mb/s. Mieux vaut être équipé de la fibre pour être tranquille. Ainsi, faites des tests entre vos différents appareils à l'aide d'une application dédiée pour garantir la meilleure expérience possible d’une visioconférence.
2) Votre solution individuelle d’audioconférence
Les salles de réunion sont équipées en vidéo et son performants, parfois très discrètement pour faciliter le travail d’équipe à distance et obtenir une expérience visuelle et auditive performante. Une fois chez vous, vous n’aurez certainement que votre ordinateur personnel pour communiquer à distance avec éventuellement une webcam pour vous connecter en vidéo.
Pour être audible, prenez en considération qu’une solution basique filaire ou sans filaire que ce soient écouteurs, micros casque ou speaker d’audioconférence prêt à brancher délivreront un son de meilleur qualité que celui de votre ordinateur. Si vous ne savez pas quoi choisir, optez pour ce speakerphone Jabra 510 Plus (micro et haut-parleur intégrés) compatible Pc et Mac.
Une fois l’équipement en main, n’oubliez pas de paramétrer votre micro ou caméra dans le logiciel de visioconférence afin qu’il soit optimisé. Le partage d’écrans et l’envoi de documents sont les deux fonctions les plus utilisées en visioconférence, familiarisez-vous avec ces derniers afin d’être préparé au mieux.
3) Votre logiciel de visioconférence
Si votre entreprise ou organisation possède déjà sa solution de visioconférence, il est vivement conseillé de l’utiliser. En effet, elle a été choisie en fonction des besoins internes spécifiques à l’entreprise. L’un des critères réside notamment dans la sécurité des communications. En pleine crise sanitaire, la valeur des données échangées chez les sociétés et organisations risque sans doute d’être davantage exposée. Gardez à l’esprit ceci lors de vos échanges dans les conversations. Cela pourrait se retourner contre vous !
Conclusion
Le télétravail et la réunion des équipes de manière permanente à distance demande une vraie organisation auxquelles beaucoup d’entreprises doivent s’adapter rapidement.
Aussi accessibles que soient les solutions de visioconférence et de messagerie (Zoom, Webex, Google Hangouts, Slack, Teams, Skype), tous ne se valent pas. Quand les échanges physiques disparaissent, salariés et collaborateurs en télétravail peuvent se sentir isolés du jour au lendemain se retrouvant seuls 24h/24. Dès lors, le maintien du bien-être et de l’efficacité est primordial.
C’est une opportunité pour tous d’embrasser pleinement les outils collaboratifs à distance qu’offrent de nombreuses solutions professionnelles de visioconférence (travail collaboratif, annotation, partage de documents…), de réinventer le lien social via le digital pour le renforcer et d’être, in fine, plus innovant et performant.