6 outils de collaboration à distance qui vont vous faciliter la vie


La collaboration à distance est essentielle en cette période de télétravail renforcée en entreprise. Avez-vous les bons outils de collaboration à distance ? Chez les entreprises de toute taille, les outils de présentation sans fil ainsi que les écrans interactifs tactiles ont envahi les salles de réunion équipées. Mais lorsque plusieurs équipes sont éparpillées, l'organisation du travail doit se penser autrement. La visioconférence vous permettra d'échanger rapidement des informations avec vos interlocuteurs mais collaborer à l'aide d'un bon outil facilitera grandement toute gestion d'équipes et de projets.


Certaines plateformes de collaboration intègrent des logiciels de visioconférence, ce qui vous permet d'avoir tous les éléments à votre portée pour démarrer un travail d'équipe à distance. Nous vous avons sélectionné quelques outils pour y voir plus clair.



Réunion d'équipe à distance avec visioconférence


1. Microsoft Teams : Collaboration à distance sous environnement familier



Microsoft Teams permet l'intégration de solutions tierces


Office 365 est la plateforme cloud de Microsoft intégrant la solution collaborative Microsoft Teams. Outil bureautique majeur, très ancré pour le travail sur ordinateur, Office 365 s’est enrichi de nombreuses fonctionnalités et possède l’avantage d’être très abouti par rapport à ses concurrents : Messagerie instantanée, visioconférence, partage d'écran, stockage de documents… Si votre entreprise utilise Skype for Business pour la visioconférence, Microsoft Teams est un complément idéal à la collaboration à distance.


Les bénéfices pour les équipes sont nombreux. A titre d'exemple, en prenant une licence payante, vous bénéficierez de l'utilisation de l'audioconférence, ce qui n'est pas accessible dans toutes les plateformes de collaboration, ce qui signifie également que muni d'un téléphone portable sans connexion internet, vous pouvez rejoindre n'importe quelle réunion en ligne en composant un numéro.


De plus, vous pouvez collaborer activement en temps réel sur des présentations Powerpoint ou des documents Excel gérant l’enregistrement des modifications ou les versions, tout ceci dans une interface familière. Utilisable sur de nombreux environnements Windows, Mac, Android et iOS, les services d’Office 365 sont conçus pour un usage personnel mais aussi un usage professionnel.


Combien cela coûte-t-il ?


La version gratuite de Microsoft Teams est très complète pour commencer rapidement des conversations et des collaborations. Un package payant avec Microsoft Teams commence à partir de 4.2€/mois par utilisateur et inclus plusieurs applications de travail Microsoft Office ainsi que des authentifications sécuritaires à chaque connexion.


2. Slack : Un réseau social interne boostant la communication d'équipes



Slack permet aisément de créer des chaînes de conversation


Slack a connu une notoriété intéressante ces dernières années chez les petites, moyennes et grandes entreprises. Son atout majeur réside dans l'interface extrêmement conviviale de sa plateforme, sa capacité à créer et organiser de multiples conversations dans différentes chaînes.


C’est ergonomique, moderne et design, ce qui lui vaut d’être très apprécié pour la communication interne d’une entreprise. Vous pouvez appeler, envoyer des messages écrits, des images et des vidéos directement à une ou plusieurs personnes.

La plateforme peut stocker l’ensemble des contenus pour une utilisation ultérieure comme un service de stockage cloud et est compatible avec Drive, Dropbox et Box.


Combien cela coûte-t-il ?


La plateforme est construite sur un modèle économique freemium/premium. Les petites entreprises voire les plus grandes entreprises pourront très bien se contenter de la version gratuite. 10 000 messages peuvent être ainsi stockés dans l’historique interne. Mais comme solution de visioconférence, Slack ne sera sans doute pas le meilleur en ne proposant que des appels individuels. Aux tarifs de 6,25€/mois ou 11,75€/mois, les offres répondent davantage aux entreprises ayant des contraintes avec un nombre de messages stockés plus important, un support dédié, des appels groupés, etc…


3. Asana : Un outil de collaboration à distance dédié à l'organisation de projets



Avec Asana, collaborez et organisez les projets en équipe


Plus qu’une plateforme de messagerie entre équipe, Asana constitue un outil de gestion de projets. Les points clés de la plateforme sont regroupés autour de l’organisation et la réalisation de projets d’équipe : suivi des tâches, deadlines, commentaires…


Toutes les fonctionnalités ont été conçues pour fédérer au mieux vos équipes à travers la communication et la mise à jour des tâches. Adopté par des grands groupes tels qu’Uber ou Pinterest, l’outil est également disponible sous application mobile.


Combien cela coûte-t-il ?


L’outil s’adapte à une utilisation personnelle comme professionnelle. Pour débuter dans la gestion de projet, la version gratuite propose un travail d’équipe jusqu’à 15 personnes avec la gestion illimitée de projets. A partir de 10,99€/mois par utilisateur en facturation annuelle, vous débloquez des fonctionnalités qui vont pousser votre gestion de projets en donnant plus de clarté à vos différentes activités comme la prise en compte de portefeuilles ou objectifs.


4. Trello : La gestion de projets visuelle et organisée en tableaux



Trello utilise des boards (tableaux) pour gérer les projets


La plateforme et l’application collaborative Trello est dotée d’une interface ultra intuitive basée sur un modèle de tableaux drag-and-drop (déposer-déplacer) pour gérer et suivre ses différents projets. Très visuel, l’outil collaboratif permet de créer facilement des listes, de laisser des commentaires et d’attribuer différentes tâches à d’autres membres. Il s’intègre facilement avec d’autres outils de co-création comme Evernote, GitHub ou Google Drive.


Combien cela coûte-t-il ?


La version gratuite est très complète au niveau de l’organisation de projets mais propose peu de systèmes de communication. Son offre premium débute à partir de 9.99$ par utilisateur par mois en facturation annuelle avec davantage de tableaux et de commandes automatiques.


5. Monday.com : Outil de gestion d'équipes et de process en entreprise



Avec monday.com, l'interface de gestion est très visuelle


Depuis une seule interface numérique, Monday.com simplifie grandement le management de projet entre équipes. Il s’apparente à Trello notamment par son interface visuelle des tableaux.


Cette solution en ligne permet de gérer les processus en entreprise, des flux de travail et de manière générale tous les projets. Compatible autant pour les start-up que les grandes entreprises, l’outil s’adapte à de nombreux besoins pour lesquels vous pouvez appliquer des automatisations ainsi que l’intégration de services tiers.


Combien cela coûte-t-il ?


La souscription du logiciel online Monday.com commence à partir de 8€/par utilisateur par mois, flexible et adaptable selon le nombre d’utilisateurs et la durée d’engagement. Il y a forcément un prix adapté à la taille et au business de votre entreprise. Les forfaits au-dessus du basique incluent notamment une intégration à Zoom, application de visioconférence performante. Mais vous serez également tenté par les fonctions avancées : vue sur diagramme, vue de calendrier, stockage de fichiers allant jusqu’à 1000 Go…


6. Talkspirit : un outil de collaboration à distance 100% Français



Talkspirit : Outil de collaboration made in France pour gérer les projets et les équipes en toute simplicité


Solution de gestion de projet et de plateforme collaborative made in France, Talkspirit avec près de 500 clients est un sérieux challenger à Trello et Slack. Les données recueillies ont au moins l’avantage d’héberger ses données en Europe. Utilisée comme réseau social interne ou plateforme collaborative, Talkspirit remplit ses fonctions avec brio et clarté.


Sa prise en main est simple. Dans ses principales fonctionnalités, vous avez un tableau de bord général personnalisable, un système de tchat avec plusieurs conversations et chaînes, une visioconférence intégrée, un stockage de fichiers partagés et un gestionnaire de projets (suivi, checklist, calendrier…).


Combien cela coûte-t-il ?


4€/mois par utilisateur ou 7€/mois par utilisateur dans un plan annuel selon que vous souhaitez commencer en douceur ou bénéficiez de fonctionnalités avancées. Vous avez la possibilité de tester l’offre pendant 30 jours. La visioconférence intégrée est limitée par groupe de 8 personnes dans un forfait de 4€/mois. Cependant, il offre tout de même un gestionnaire administratif des utilisateurs et profils ainsi que la possibilité de personnaliser selon le branding de l’entreprise.